顧客管理

業務委託サロンの顧客カルテ共有ルール2〜5名で決める閲覧範囲

顧客カルテを全員で見られるようにすれば引継ぎは楽になりますが、必要のない生活情報や施術写真まで無制限に共有する運用は避けたいものです。一方、担当者しか見られない状態では、急な休みや担当変更のときに必要な施術情報を確認できません。

2〜5名の業務委託サロンでは、店舗で共有する顧客と個人で担当する顧客が混在しやすくなります。システムを入れる前に、誰が・何の目的で・どこまで見るかを店舗ルールとして決めることが重要です。

カルテ情報を3段階に分ける

記録項目の基本は美容師の顧客カルテで残す項目、情報が分散する問題はカルテが散らばる機会損失も参考になります。

急な欠勤、予約変更、ヘルプ、退店など、別のスタッフが対応する場面を一つずつ挙げます。その場面で本当に必要な情報だけを店舗共有にすると、何でも見られる状態と、何も引き継げない状態の両方を避けやすくなります。

退店時の整理はスタッフ退店時の顧客・予約引継ぎも確認してください。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人情報の利用目的をできる限り具体的に特定することや、従業者への教育、物理的・技術的な安全管理措置などが示されています。顧客情報を扱うスタッフへ、閲覧目的、端末ロック、パスワードの使い回し禁止、退店時のアクセス停止を周知します。

法令や店舗ごとの契約に関する最終判断は、個人情報保護委員会のガイドラインなど最新の一次情報を確認し、必要に応じて専門家へ相談してください。

Salon Oneのゲストモードでは、サンプルデータで顧客・予約・カルテ画面を無料で確認できます。入力は保存されません。実際の顧客情報を保存する場合は登録後に、最新の利用条件と店舗の共有ルールを確認してください。

共通IDでは、誰がカルテを見たか、誰が追記したかを区別しにくくなります。スタッフ本人のアカウントで店舗へ参加し、加入・退店時にアクセスを見直せる運用にします。

Salon Oneで個人アカウントを店舗へ案内する流れはスタッフ招待手順で解説しています。権限の範囲は画面の説明と店舗方針を合わせ、必要以上に広げないでください。

スタッフの加入・退店、担当変更、提供メニューの変更があれば、閲覧者と記録項目も変わります。月末締めと同じタイミングで、在籍スタッフ、共有対象、不要なテストデータ、個人端末へ残した情報がないかを確認します。

完璧な規程を作って終わりではなく、実際の引継ぎで足りなかった情報と、記録しても使わなかった情報を見直し、必要最小限へ整え続けることが大切です。

この記事のまとめ

無料ゲスト体験ではサンプルデータで顧客・予約・カルテ画面を確認できます。入力内容は保存されません。実際の顧客情報を保存し、複数人で運用する場合は登録と最新の機能・料金条件をご確認ください。

一律に全情報を共有するのではなく、予約・施術・引継ぎに必要な範囲を決めます。担当者中心で扱う情報や、そもそも記録しない情報も分けてください。

誰の操作か分かりにくく、退店時のアクセス管理も難しくなるため、スタッフ本人の個人アカウントを使う運用が適しています。

施術や次回接客に必要な内容へ絞り、憶測や評価、施術に不要な私生活情報は記録しないルールをおすすめします。

ゲスト体験はサンプル画面の確認用で、入力は保存されません。実在する顧客情報ではなく、確認用データで操作してください。