美容室の発注担当を引き継ぐ方法業務委託サロンの二重発注・欠品を防ぐ

「昨日、誰かが注文したと思っていた」。カラー剤が足りない朝に、スタッフ全員がそう思っていたら営業に影響します。発注の問題は在庫の数だけでなく、誰がどこまで進めたかが見えないことでも起こります。

2〜5名のサロンでは専任の在庫担当を置けないこともあります。毎回グループLINEをさかのぼらなくても済む、最小限の運用を考えます。

発注を4つの状態で管理する

「補充が必要」「発注承認待ち」「注文済み」「入荷・検品済み」を分けます。発注依頼を送っただけで注文済みにしないことが二重発注対策の基本です。各行に商品名・規格・数量・希望日・担当・発注先・更新日時を残します。

通常担当が不在の場合の代行者を一人決め、注文済みかどうかを記録で確認してから発注します。電話注文などシステム外の注文も同じ表に戻します。承認の要否と金額上限は店ごとの契約や予算に合わせて決めてください。

注文書の数量と納品された数量を照合し、欠品・分納・返品を区別します。入荷したら在庫数量へ反映し、未着品だけを残します。棚卸し差異が出た場合の確認は棚卸し差異を減らす方法で解説します。

発注先が複数ある場合、スタッフがスマホから状態を更新できるか、担当変更が追えるかを確認します。Salon Oneの受発注・在庫機能も実際の発注フローで適合を確認してください。薬剤の過剰在庫については薬剤在庫ロス対策も参考になります。

この記事のまとめ

Salon Oneで在庫・売上・顧客管理をまとめる運用を確認。無料登録して、実際の業務に合うか試してください。

少量なら可能ですが、依頼・注文済み・入荷済みの区別が埋もれやすいため、状態が一覧できる台帳を併用すると確認しやすくなります。

依頼と注文の権限を分ける方法があります。契約・予算・責任範囲に合わせて決めてください。

まず頻繁に欠品する10品目について、依頼・注文・入荷の状態を共有してください。