顧客管理

美容室カルテの訂正履歴を残す方法2〜5名サロンで誤記・上書きを防ぐ

カルテの薬剤レシピが前回と違う。誰がいつ変更したのか分からない。少人数サロンでも、記録の上書きは施術品質と顧客対応に影響します。

スタッフ全員が同じカルテを編集できると便利ですが、誤入力と訂正の区別がつかないと、次回来店時に困ります。

カルテの訂正と追記を分ける

誤字や入力ミスの訂正と、来店後に判明した追加情報は別に扱います。薬剤レシピやアレルギーに関する重要事項は、元の記録を消すのではなく、変更理由・日時・担当者を追記できる形が望ましいです。顧客本人から訂正依頼があった場合も対応経緯を記録します。

例：『10月5日カラー剤6%→3%に訂正。担当者が施術メモを照合』。必要以上の個人情報を自由記述に残さないことも重要です。

担当者は自分の記録を入力し、他スタッフの記録の訂正は管理者確認とするなど、現場に合うルールを決めます。退店したスタッフのアクセスを停止し、共有IDは避けます。関連記事：スタッフ権限管理。

写真の撮影日、来店日、施術者が一致しているか確認し、推測で薬剤レシピを補完しないでください。画像の保存先や共有範囲、バックアップも点検します。関連記事：カルテ電子化。

サンプル顧客を登録し、誤記を修正した際の履歴、スタッフ別権限、退店時のアクセス停止、データ出力を試します。Salon Oneに完全な変更履歴機能が搭載されているとは限りません。現行プランの仕様を確認してから運用を決めてください。

この記事のまとめ

Salon Oneの無料登録から、2〜5名でカルテを入力・共有する導線を試し、訂正履歴や権限など必要な条件を確認してください。

重要な施術情報は変更前の記録や訂正理由が分かる運用が望ましいです。システムの履歴機能を確認してください。

業務上必要な範囲に権限を限定することを検討してください。

本人確認と訂正対象の確認を行い、個人情報保護法などに沿って対応してください。法的判断は専門家に確認が必要です。